Förvaltningsledning

Registratur

Registraturen ansvarar för diarium med postöppning samt arkivering.

Detta registreras

För vår verksamhet och genom lagar och förordningar är vi beroende och skyldiga att ha en fungerande dokumenthantering. Allmänna handlingar skall registreras på något sätt.

Handlingar skall utan dröjsmål registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet.

Allmänna handlingar är en framställan i skrift eller bild eller en upptagning av ljud, data mm. Det betyder att även elektronisk post och faxdokument omfattas av registreringsskyldigheten i samma omfattning som övriga handlingar. Handlingen är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad där. Upprättad är den när den fått sin slutliga utformning. En allmän handling är alltid öppen, det vill säga tillgänglig för allmänheten (offentlig), om den inte sekretessbelägges och detta kan bara ske med stöd av sekretessbestämmelser i lag och förordning. I sådana fall kontakta arkivansvarig.

Några exempel på "ringa eller tillfällig betydelse" för myndighetens verksamhet:
Reklam, förfrågningar, meddelanden, handlingar som inkommer för kännedom, handlingar som inte föranleder någon åtgärd

Extern post

Post kommer till hus Oden. Den sorteras, öppnas och ankomststämplas av registrator tillsammans med postvaktmästaren.

Post adresserad till Högskolan i Gävle

öppnas av registrator

Personligt adresserad post

öppnas ej, sorteras ut direkt till mottagaren, som då själv bedömer om den är en allmän handling som skall registreras. Vid längre tids ledigheter och annan frånvaro måste varje anställd se till att denna post tas om hand (ex genom fullmakt) Detta gäller även elektronisk post samt faxdokument.

Vilka handlingar registreras?

Grundregeln är att allmänna handlingar skall bevaras vilket också rimligen innebär att de skall  kunna återsökas. De skall därför registreras och hållas ordnade. Ett sätt är att redovisa handlingarna i ett ärendehanteringssystem.


När du vill skicka in en handling för registrering

  • skicka ärendet digitalt till registrator@hig.se  OBS! skicka ett mail per ärende
  • ringa till registrator 026-648513
  • faxa till registrator 026-648686

Om något inkommer till HiG i pappersform och vi skannar in det är vi fortfarande skyldiga rent arkivmässigt (Riksarkivets regler)  att arkivera pappershandlingen, samma gäller även undertecknade avtal , där originalet i papper skall arkiveras.
  
När ärendet registrerats får det ett ärendenummer.

  Publicerad av: Mona Åkerman

Förvaltningsledning